Veee geldik prensiplerimizin sonuna. Son prensibimizde ITIL bize, “elindeki kaynakları en verimli şekilde kullan; mümkünse manuel yaptığın işleri teknoloji yardımı ile otomatikleştir” diyor.
Ama isterseniz önce, şimdiye kadar üzerinde durduğumuz prensipleri şöyle hızlıca bir hatırlayalım.
Rehber prensipleri hatırlayalım
Rehber prensipler, oluşturmaya çalıştığımız sistemin temelini oluşturuyordu. Hizmet yönetimi kapsamında çalışacak kişilerin temel davranışlarını, tutumlarını biçimlendirmek için prensiplerden yararlanalım demiştik. Prensipleri, bizim için olmazsa olmaz, temel ilkeler olarak tanımlamıştık.
ITIL’da, hizmet yönetimi için yedi temel prensip yer alıyordu:
- Değere odaklan – Yaptığın her iş değer yaratsın.
- Bulunduğun yerden başla – Elindekinin kıymetini bil, sıfırdan başlama.
- Geri bildirim ile yinelemeli olarak ilerle – Büyük lokmayı küçük parçalara böl, adım adım ilerle.
- İş birliği yap ve görünürlüğü teşvik et – İlgili paydaşları dahil et; yaptıklarını göster, şeffaf ol.
- Bütüncül düşün ve çalış – Büyük resmi gör, yaptıklarının diğer parçalara etkisini düşün.
- Basit ve pratik tut – Gereksiz yüklerden kurtul, basitleştir; Pratik çözümler oluştur.
- En uygun hale getir ve otomatikleştir (optimize and automate)
Yedi temel prensibin, altısı üzerinde durduk, sıra yedinci ve son prensibimize geldi. En uygun hale getir ve otomatikleştir!
Optimizasyon (En uygun hale getirme)
Optimizasyon, bir şeyi olması gerektiği kadar etkili ve kullanışlı hale getirmek anlamına geliyor. Bu sayede elinizdeki kaynakları en uygun biçimde kullanmanız mümkün olabiliyor.
Otomatikleştirme planlarınızda olmasa bile optimizasyon üzerinde durulması gereken bir kavram!
Bir çok kurum otomasyon çalışmaları kapsamında mevcut süreçlerini çeşitli uygulamalar/robotlar aracılığı ile otomatikleştiriyor. Fakat bu durum süreç içerisindeki verimsizliklerin uygulama/robot üzerine taşınmasına yol açabiliyor.
Karmaşık veya kaynak kullanımı açısından verimli olmayan bir işi/süreci otomatikleştirmeye çalışmak çoğu zaman bizi istediğimiz sonuca ulaştırmıyor
ITIL’ın önerisi, herhangi bir faaliyetin otomatikleştirilmesinden önce, en uygun duruma getirilmesini sağlamak. Yani önce optimizasyon!
Optimizasyon ile standart ve tekrarlanan işleri/süreçleri değerlendirmek, gereksiz adımları elemek ve mümkün olduğunca işi/süreci sadeleştirmek hayatınızı kolaylaştıracaktır.
Örneğin değer akışı haritalama (value stream mapping), ITIL’ın yalın metodolojiden (lean) etkilenerek kullanmamızı önerdiği çok güzel bir yöntem. (İleride bir başka yazı konusu olarak not aldım şimdiden!)
Otomatikleştir
Otomatikleştirme, sınırlı insan müdahelesi ile bir veya bir dizi adımı, doğru ve tutarlı bir şekilde gerçekleştirmek için teknolojinin kullanımı olarak ifade edilebilir.
Genellikle, bir insan tarafından gerçekleştirilen rutin bir iş, otomatikleştirme kapsamında, ilgili kurallar tanımlanarak düzenlenir, standartlaştırılır ve bir uygulama/robot tarafından yapılır hale getirilir.
Ana fikir, insan müdahalesine duyulan ihtiyacı azaltmak, insan yerine teknolojiden yararlanmak. Bu sayede verimliliğin de artması mümkün.
Aslında günümüzde otomatikleştirme fırsatlarını her yerde bulabilirsiniz.
BT süreçleri, iş süreçleri, uygulamalar üzerinde düzenli gerçekleştirilen işler….
Peki ama ne sağlayacak bize otomasyon?
Standart ve tekrarlanan görevleri otomatikleştirmek, maliyetlerden tasarruf etmenize, insan hatalarını azaltmanıza ve çalışan deneyimini iyileştirmenize yardımcı olabilir.
Teknolojinin sık ve tekrarlanan görevleri üstlenmesi sayesinde, insan kaynaklarını daha etkin ve verimli kullanmak; karmaşık karar alma süreçlerinde görev almalarını sağlamak mümkün olabilir.
Aslında otomatikleştirilen işlerin büyük çoğunluğu, rutin, tekrarlanan ve çoğu zaman insanın ruhunu daraltabilecek “sıkıcı” işler. Evet bu işler sıkıcı ama bir taraftan da bu işlerin yapılması gerekiyor.
İşte bu noktada devreye neden otomasyon girmesin! Bu ruh daraltan, sıkıcı işleri teknolojiye devrederek, çalışanların önünde geniş bir pencere açabiliriz. Böylelikle bir taraftan teknoloji yardımı ile işleri daha hızlı ve hatasız gerçekleştirirken, diğer taraftan çalışanları daha anlamlı, değer yaratacak işlere yönlendirebiliriz.
Uygulama
Tüm bu yukarıda yazdıklarımız güzel, fakat herhangi bir dayanak olmaksızın “herkes öyle yapıyor” diye otomatikleştirme, maliyetleri arttırabileceği gibi kurumsal sağlamlığı ve esnekliği azaltabilir.
O yüzden bu prensibi hayata geçirirken belki diğer prensipleri de hatırlamakta fayda var:
- Değere odaklan -> Kurumunuz için, müşterileriniz için neyin değer yaratabileceğini düşünerek otomatikleştirme çalışmalarına başlayın,
- Bulunduğun yerden başla -> Optimizasyon ve otomatikleştirme fırsatlarını hızlı ve ekonomik bir şekilde uygulamak için elinizde halihazırda mevcut olan teknolojik unsurlardan yararlanın,
- Geri bildirimle yinelemeli ilerleme -> Büyük projeyi küçük parçalara bölün, adım adım ilerleyin.
- İşbirliği yap ve görünür hale getir -> Paydaşlarınız ile birlikte hareket edin ve ilerlemenizi görünür hale getirin; bu sayede gelecekteki yinelemeler için paydaşların katılımını arttırın.
Sonuç olarak, elimizdeki kaynakları en uygun şekilde kullanın. Mümkünse, insan tarafından gerçekleştirilen standart, tekrarlanan işleri teknolojiye devredin.
Prensipleri bitirirken
Genellikle BT Hizmet Yönetimi (veya ITIL) projeleri, süreçler ile başlar, süreçler ile devam eder ve biter. Hatta ITIL denildiğinde akla önce süreçler gelir.
Halbuki daha önce de ele aldığımız gibi süreçler bizim için sadece birer araç! Amacımız hizmetler ile değer yaratmak!
Hizmet Değer Sistemi‘ni bu yüzden kuralım istiyoruz.
Bu sistemi inşa etmekte olduğumuz bir yapı olarak görün lütfen. Rehber prensipler bu yapının temelini oluşturuyor, süreçler ise bir nevi “üst katlar”.
Bir yapının temeli ne kadar derin ve sağlam olursa, yapı o kadar güçlü olur. Biz de yapıyı güçlü tutmak için rehber prensipler ile sağlam bir temel atalım istiyoruz.
Rehber prensipler düşünülmeden, sadece süreçler üzerine kurgulanan bir sistem kalıcı olamıyor, çoğu zaman çöküyor.
Siz böyle bir hataya düşmeyin, rehber prensiplere biraz vakit ayırın.
Sevgiler….
ITIL® is a registered trade mark of AXELOS Limited, used under permission of AXELOS Limited. All rights reserved